GingerDocs はエディターと署名フローだけのツールではありません。ドキュメントを取り巻くワークスペースそのものです。ドキュメントの数が増えても整理された状態を保てるよう、いくつかの仕組みが用意されています。ドキュメントを整理するフォルダとプロジェクト、送信相手を管理する連絡先、そして一緒に働く仲間のためのチームです。

フォルダとダッシュボード

クライアント別、案件別、四半期別など、チームの考え方に合わせたフォルダでドキュメントを整理できます。その全体を見渡すのがダッシュボードです。処理待ち・完了・対応待ちの件数がひと目で分かり、受信者が閲覧・署名するたびにリアルタイムで更新されます。

フォルダをたどるだけでは足りないときは、グローバル検索の出番です。ひとつの検索バーから、自分が所有またはアクセスできるすべてのドキュメント・連絡先・フォルダを横断して検索できます。

プロジェクト:フォルダをまたいでドキュメントをまとめる

フォルダはすべてのドキュメントにひとつの置き場所を与えますが、実際の仕事——案件、取引、訴訟——は複数のフォルダにまたがることが少なくありません。プロジェクトを使えば、各ドキュメントがどのフォルダにあるかに関係なく、関連するドキュメントをひとまとめにできます。ひとつのドキュメントを複数のプロジェクトに同時に所属させることも可能です。

フォルダは「ドキュメントをどこに保管するか」、プロジェクトは「どの案件に属するか」で使い分けてください。プロジェクトへのドキュメントの追加や削除は、ファイル自体を移動したり消したりすることなく行えます。また、背後の仕事が終わったプロジェクトはアーカイブできます。

連絡先:再利用できるアドレス帳

繰り返しやり取りする署名者は、連絡先に登録しておきましょう。保存した連絡先は受信者を追加するときにオートコンプリートされ、各連絡先のページにはその人に関連するすべてのドキュメントが表示されます。1つのファイルだけでなく、相手とのやり取りの履歴全体を確認したいときに便利です。既存のリストがある場合は、CSV から連絡先を一括インポートできます。重複解決の仕組みにより同じ人が二重に登録されることはなく、アドレス帳は必要なときにいつでもエクスポートできます。

チーム、オーナー、メンバー

メールでチームメイトを招待して、ワークスペースを共有できます。GingerDocs のロールは2つです。

  • メンバー — ドキュメントの編集・送信・追跡など、ドキュメントに関する作業ができます。
  • オーナー — それに加えて、ブランディング、データエクスポート、危険ゾーン(アカウント削除を含む。削除には30日間の保留期間があり、その間は何も完全には消去されません)といったワークスペースレベルの設定を管理できます。

早めに設定しておきたい項目

  • 署名のデフォルト — 既定の署名と、署名に関する各種設定。
  • 通知 — どのドキュメントイベントをメールで受け取るかを選択。
  • エディター設定 — エディターの動作に関するデフォルト。
  • ブランディング(オーナー) — 受信者に表示される画面に組織のデザインを適用。
  • データエクスポート(オーナー) — ドキュメントとメタデータをいつでもエクスポート可能。GDPR のデータポータビリティを想定した設計です。

ゴミ箱と復元

削除は、標準では取り消し可能です。削除したドキュメント・フォルダ・テンプレートは、すぐに消えるのではなくまずゴミ箱に移動します。誤って削除してもファイルを失うことはなく、すばやく復元するだけで済みます。完全な削除は、それとは別の意図的な操作として行います。