GingerDocs는 편집기와 서명 흐름 그 이상입니다. 문서를 둘러싼 워크스페이스이기도 하죠. 양이 늘어나도 그 워크스페이스를 정돈된 상태로 유지해 주는 몇 가지 구조가 있습니다. 문서를 정리하는 폴더와 프로젝트, 문서를 보내는 사람들을 담는 연락처, 그리고 함께 일하는 사람들을 위한 팀입니다.
폴더와 대시보드
고객별, 사안별, 분기별처럼 팀이 생각하는 방식에 맞춰 문서를 폴더로 정리하세요. 그 위에 자리한 대시보드는 진행 중, 완료, 조치 대기 건수를 한눈에 보여 주며, 수신자가 열람하거나 서명할 때마다 실시간으로 갱신됩니다.
둘러보는 것만으로 부족할 때는 통합 검색이 있습니다. 하나의 검색창에서 소유하거나 접근 권한이 있는 모든 문서, 연락처, 폴더를 찾을 수 있습니다.
프로젝트: 여러 폴더에 걸친 문서 묶기
폴더는 모든 문서에 하나의 집을 지정해 주지만, 실제 업무 — 사안, 거래, 사건 — 는 대개 여러 폴더에 걸쳐 있습니다. 프로젝트는 각 문서가 어느 폴더에 있든 관련 문서를 함께 묶어 주며, 한 문서가 여러 프로젝트에 동시에 속할 수도 있습니다.
폴더는 문서가 어디에 보관되어 있는지를, 프로젝트는 어떤 업무에 속하는지를 나타낸다고 생각하시면 됩니다. 문서는 파일 자체를 옮기거나 삭제하지 않고도 프로젝트에 추가하거나 뺄 수 있으며, 관련 업무가 끝나면 프로젝트를 보관 처리할 수 있습니다.
연락처: 재사용하는 주소록
반복해서 함께 일하는 서명자는 연락처에 두시는 것이 좋습니다. 저장된 연락처는 수신자를 추가할 때 자동 완성되고, 각 연락처 페이지에서는 그 사람과 관련된 모든 문서를 볼 수 있습니다. 파일 하나가 아니라 관계의 이력이 필요할 때 유용합니다. 이미 목록을 갖고 계신가요? CSV로 연락처를 일괄 가져올 수 있고 중복 처리 기능이 있어 같은 사람이 두 번 등록되지 않습니다. 필요할 때는 주소록을 다시 내보낼 수도 있습니다.
팀, 소유자, 멤버
이메일로 팀원을 초대해 워크스페이스를 함께 쓰세요. GingerDocs에는 두 가지 역할이 있습니다.
- 멤버는 문서를 다룰 수 있습니다. 편집하고, 전송하고, 추적할 수 있습니다.
- 소유자는 여기에 더해 워크스페이스 전체 설정을 관리합니다. 브랜딩, 데이터 내보내기, 그리고 위험 구역(영구 삭제 전 30일의 유예 기간이 있는 계정 삭제 포함)이 여기에 해당합니다.
미리 설정해 두면 좋은 항목
- 서명 기본값 — 기본 서명과 서명 관련 환경 설정.
- 알림 — 어떤 문서 이벤트를 메일로 받을지 선택합니다.
- 편집기 환경 설정 — 편집기 동작에 대한 기본값.
- 브랜딩(소유자) — 수신자가 보는 화면에 조직의 브랜드를 적용합니다.
- 데이터 내보내기(소유자) — 언제든 문서와 메타데이터를 내보낼 수 있으며 GDPR의 데이터 이동권을 염두에 두고 만들었습니다.
휴지통과 복원
삭제는 기본적으로 되돌릴 수 있습니다. 삭제한 문서, 폴더, 템플릿은 곧바로 사라지지 않고 먼저 휴지통으로 이동하므로, 실수로 지우셨더라도 파일을 잃는 대신 금방 복원하실 수 있습니다. 영구 삭제는 별도의 의도적인 단계입니다.