GingerDocs ist mehr als ein Editor und ein Signatur-Ablauf — es ist der Arbeitsbereich rund um Ihre Dokumente. Ein paar Strukturen halten diesen Arbeitsbereich geordnet, wenn das Volumen wächst: Ordner und Projekte, um Dokumente zu sortieren, Kontakte für die Personen, an die Sie versenden, und Teams für die Personen, mit denen Sie arbeiten.

Ordner und das Dashboard

Ordnen Sie Dokumente in Ordner, die dem Denken Ihres Teams entsprechen — nach Kunde, nach Mandat, nach Quartal. Darüber sitzt das Dashboard, das ausstehende, abgeschlossene und auf eine Aktion wartende Vorgänge auf einen Blick zeigt und sich in Echtzeit aktualisiert, während Empfänger ansehen und unterschreiben.

Wenn Stöbern nicht mehr reicht, findet die globale Suche Dokumente, Kontakte und Ordner über eine einzige Suchleiste — quer über alles, was Ihnen gehört oder worauf Sie Zugriff haben.

Projekte: Dokumente ordnerübergreifend bündeln

Ordner geben jedem Dokument ein Zuhause, aber echte Arbeit — ein Mandat, ein Deal, ein Fall — erstreckt sich oft über mehrere. Ein Projekt bündelt zusammengehörige Dokumente unabhängig davon, in welchem Ordner jedes einzelne liegt, und ein einzelnes Dokument kann zu mehr als einem Projekt zugleich gehören.

Nutzen Sie Ordner dafür, wo ein Dokument abgelegt ist, und Projekte dafür, zu welchem Auftrag es gehört. Dokumente lassen sich zu einem Projekt hinzufügen oder daraus entfernen, ohne die Datei selbst je zu verschieben oder zu löschen, und ein Projekt kann archiviert werden, sobald die dahinterliegende Arbeit erledigt ist.

Kontakte: Ihr wiederverwendbares Adressbuch

Jeder Unterzeichner, mit dem Sie wiederholt zu tun haben, gehört in die Kontakte. Gespeicherte Kontakte werden beim Hinzufügen von Empfängern automatisch vervollständigt, und die Seite jedes Kontakts zeigt alle mit ihm verbundenen Dokumente — nützlich, wenn Sie die Geschichte einer Beziehung brauchen und nicht nur eine einzelne Datei. Sie starten von einer bestehenden Liste? Importieren Sie Kontakte massenhaft aus einer CSV — mit Dublettenauflösung, damit dieselbe Person nie zweimal landet — und exportieren Sie das Adressbuch jederzeit wieder heraus.

Teams, Eigentümer und Mitglieder

Laden Sie Teammitglieder per E-Mail ein, um einen Arbeitsbereich zu teilen. GingerDocs kennt zwei Rollen:

  • Mitglieder können mit Dokumenten arbeiten — bearbeiten, versenden und nachverfolgen.
  • Eigentümer steuern zusätzlich Einstellungen auf Ebene des Arbeitsbereichs: Branding, Datenexport und die Gefahrenzone (einschließlich der Kontolöschung, die eine 30-tägige Haltefrist hat, bevor etwas endgültig entfernt wird).

Einstellungen, die man früh vornehmen sollte

  • Signaturvorgaben — Ihre Standardunterschrift und Ihre Signaturpräferenzen.
  • Benachrichtigungen — wählen Sie, welche Dokumentereignisse Ihnen eine E-Mail schicken.
  • Editor-Präferenzen — Vorgaben dafür, wie sich der Editor verhält.
  • Branding (Eigentümer) — geben Sie dem Erlebnis, das Empfänger sehen, das Aussehen Ihrer Organisation.
  • Datenexport (Eigentümer) — exportieren Sie Ihre Dokumente und Metadaten jederzeit, gemacht für die DSGVO-Datenübertragbarkeit.

Papierkorb und Wiederherstellung

Löschen ist standardmäßig umkehrbar. Dokumente, Ordner und Vorlagen, die Sie entfernen, landen zuerst im Papierkorb, statt zu verschwinden — ein versehentliches Löschen ist also nur eine schnelle Wiederherstellung entfernt und keine verlorene Datei. Das endgültige Entfernen ist ein eigener, bewusster Schritt.