GingerDocsなら、PDFのアップロードから署名済みドキュメントの完成まで、すべてを1か所で完結できます。本ガイドでは、アップロード、エディタでの準備、受信者の追加、送信という初回の一連の流れを、最初から最後まで解説します。

1. PDFをアップロードする

ダッシュボードから任意のPDFをアップロードします。GingerDocsが扱うのはPDFのみです。ファイルを別の形式に変換するのではなく、作成されたとおりの状態でそのまま表示するため、変換ステップは存在しません。

アップロードが完了すると、ドキュメントは下書きの状態でダッシュボードに表示されます。ダッシュボードでは、所有するすべてのドキュメントをステータス別に管理でき、進行中、完了、要対応それぞれの件数も確認できます。

2. エディタで準備する

ドキュメントを開くと、エディタに入ります。元のPDFは読み取り専用の背景として表示され、追加した要素はすべて独立したオーバーレイレイヤー上に置かれるため、元ファイルが変更されることはありません。このオーバーレイモードが記入・署名作業の既定の方式です。ほかにも、元のテキストをフォントを合わせてその場で打ち直すインプレース編集と、文書を書き直すためのオプションのリフローモードがあり、どちらもPDFの編集方法で詳しく解説しています。

ドキュメントに必要なフィールドを配置します。署名、イニシャル、テキスト、日付、ファイルアップロード、ラジオボタン、チェックボックス、ドロップダウンから選べます。どのページのどの位置にもドラッグして配置でき、サイズも自由に変更できます。作業中はエディタが自動保存を行い、元に戻す／やり直しとバージョン履歴により、どの変更からでも前の状態に戻せます。

3. 受信者を追加する

署名が必要な人を受信者として追加し、それぞれに役割を割り当て、各フィールドを記入担当の受信者に紐付けます。同じ相手に頻繁に送信する場合は、連絡先のアドレス帳に保存しておくと、次回から自動補完で入力できます。

4. 署名順序を選んで送信する

全員を一度に招待する並行署名か、前の署名者が完了して初めて次の署名者が招待される厳密な順序を適用する順次署名かを選択します。受信者の順番は送信前に並べ替えられます。

各受信者には、トークン化されたセキュアなリンクがメールで届きます。GingerDocsのアカウントがなくても、どのデバイスからでも署名できます。

5. 完了まで追跡する

送信後、ドキュメントは送信済み、閲覧済み、一部署名済み、完了というライフサイクルを進み、各イベントの発生に合わせてダッシュボードがリアルタイムに更新されます。対応が滞っている相手には、ワンクリックでリマインダーを送信できます。

最後の署名が完了すると、GingerDocsはダウンロードと保管に適したフラット化済みPDFを生成します。ドキュメントの全履歴は、改ざん検知に対応した監査ログに保存されます。

さらに活用する：テンプレートと一括送信

同じドキュメントを何度か送信したら、毎回作り直すのはやめましょう。各フィールドを役割に対応付け、変わる部分を差し込み変数にした再利用可能なテンプレートとして保存すれば、次回の送信は完成済みの下書きから始められます。また、同じドキュメントを大勢に一度に送るには一括送信が使えます。CSVの1行ごとにパーソナライズされたドキュメントを1件ずつ生成し、進捗をリアルタイムに表示しながらキュー処理して、1つのプロジェクトにまとめます。テンプレートガイドでは、この両方を最初から最後まで解説しています。