GingerDocs mène un PDF de son import jusqu’au document signé et finalisé, au même endroit. Ce guide parcourt cette première boucle de bout en bout : import, préparation du document dans l’éditeur, ajout des destinataires et envoi.

1. Importez un PDF

Depuis le tableau de bord, importez n’importe quel PDF. GingerDocs ne travaille qu’avec des PDF — il n’y a aucune étape de conversion, car la plateforme affiche votre fichier exactement tel qu’il a été conçu au lieu de le traduire dans un autre format.

Une fois importé, le document apparaît sur votre tableau de bord à l’état Draft. Le tableau de bord suit par statut chaque document qui vous appartient, avec des compteurs pour les éléments en attente, terminés et nécessitant une action.

2. Préparez-le dans l’éditeur

Ouvrez le document pour entrer dans l’éditeur. Votre PDF d’origine est affiché en lecture seule comme arrière-plan ; tout ce que vous ajoutez vit dans un calque de surimpression distinct, si bien que le fichier source n’est jamais modifié. Ce mode overlay est celui par défaut pour remplir et signer — GingerDocs propose aussi l’édition in-place (retaper le texte d’origine avec la police reprise) et un mode reflow optionnel pour réécrire, tous deux couverts dans comment modifier un PDF.

Placez les champs dont votre document a besoin — signature, paraphe, texte, date, import de fichier, boutons radio, case à cocher ou liste déroulante. Faites-les glisser et redimensionnez-les où vous voulez, sur n’importe quelle page. L’éditeur enregistre automatiquement au fil de votre travail, et l’annulation/rétablissement ainsi que l’historique des versions vous permettent de revenir sur n’importe quel changement.

3. Ajoutez des destinataires

Ajoutez les personnes qui doivent signer, attribuez à chacune un rôle, et reliez les champs au destinataire chargé de les remplir. Si vous envoyez souvent aux mêmes personnes, enregistrez-les dans votre carnet d’adresses de contacts pour qu’elles se complètent automatiquement la fois suivante.

4. Choisissez un ordre de signature et envoyez

Choisissez la signature en parallèle pour inviter tout le monde en même temps, ou la signature séquentielle pour imposer un ordre strict où chaque signataire n’est invité qu’une fois le précédent terminé. Les destinataires peuvent être réordonnés avant l’envoi.

Chaque destinataire reçoit par e-mail un lien sécurisé à jeton. Il peut signer depuis n’importe quel appareil — aucun compte GingerDocs n’est requis.

5. Suivez-le jusqu’à la finalisation

Après l’envoi, le document traverse son cycle de vie — Sent, Viewed, Partially signed, Completed — et votre tableau de bord se met à jour en temps réel à chaque événement. Si quelqu’un traîne, envoyez-lui un rappel en un clic.

Quand la dernière signature arrive, GingerDocs génère un PDF aplati pour le téléchargement et l’archivage, et tout l’historique du document est conservé dans son journal d’audit à détection des altérations.

Aller plus loin : modèles et envoi en masse

Une fois que vous avez envoyé un document plusieurs fois, cessez de le reconstruire. Enregistrez-le comme modèle réutilisable — avec chaque champ associé à un rôle et des variables de fusion pour les détails qui changent — pour que votre envoi suivant parte d’un brouillon achevé. Et pour envoyer le même document à de nombreuses personnes d’un coup, l’envoi en masse génère un document personnalisé par ligne d’un CSV, mis en file d’attente avec une progression en direct et regroupé dans un projet. Le guide des modèles parcourt les deux, de bout en bout.