ドキュメントが送信済みから署名済みまで、何の引っかかりもなく進むことはむしろまれです。署名者が日付の誤りに気づく、法務が条項の修正を求める、取引そのものが白紙になる——。GingerDocs は、こうした途中の混乱を、ゼロから作り直すことなく、そして監査証跡を途切れさせることなく処理します。

修正提案

送信後に変更が必要になった場合は、その場で修正を提案できます。提案された変更は、黙って適用されるのではなく、影響を受ける当事者に提示されます。1つのドキュメントで受け付けられる修正提案は最大3件までで、それを超える場合は新しいドキュメントが必要になります。

これにより、記録がひとつながりに保たれます。元の内容、提案された変更、それに対する応答のすべてが同じドキュメント履歴に残り、「v2_final_FINAL」のようなメール添付ファイルに散らばることはありません。

ドキュメントの無効化

差出人は、完了前であればいつでもドキュメントを無効にできます。取引が中止になった、条件を再交渉することになった、誤ったファイルを送ってしまった——そんなときのための機能です。無効化するとワークフローは直ちに終了し、受信者のリンクは使えなくなり、無効化のイベントは監査ログに改変不能な形で記録されます。

受信者が拒否した場合

受信者は、依頼を放置する代わりにドキュメントを拒否できます。拒否には理由の入力が必須で、差出人には即座に通知が届き、修正のうえ再送信できます。拒否はタイムスタンプ付きで監査ログに記録されるため、「署名されなかった」という事実について、いつ・どのように・なぜ、まで答えられます。

期限切れ

完了に至らなかったドキュメントが、未処理の依頼としていつまでも残り続けることはありません。期限を過ぎたドキュメントは、無効や拒否とは区別された終端状態「期限切れ」に移行するため、ダッシュボードには実際に起きたことがそのまま反映されます。

終端状態が重要な理由

「無効」「拒否」「期限切れ」は記録された状態であり、削除ではありません。ドキュメントとその監査履歴はすべてそのまま残ります。半年後に誰かから「なぜこの契約は締結されなかったのか」と聞かれたとき、まさに必要になるのがこの記録です。