Los documentos rara vez pasan de enviados a firmados sin fricción. Un firmante detecta una fecha equivocada, el departamento jurídico quiere ajustar una cláusula, una operación se cae. GingerDocs resuelve esa parte revuelta sin obligarle a rehacerlo todo desde cero — y sin romper el registro de auditoría.
Propuestas de modificación
Si hace falta un cambio después del envío, proponga una modificación sobre la marcha. El cambio propuesto se presenta a las partes afectadas en lugar de aplicarse en silencio, y el documento admite hasta tres propuestas de modificación antes de que tenga que crear uno nuevo.
Así se mantiene un único historial continuo: el contenido original, el cambio propuesto y las respuestas viven en el historial del mismo documento en vez de repartirse entre archivos adjuntos del tipo «v2_final_DEFINITIVO».
Anular un documento
Quien envía puede anular un documento en cualquier momento antes de que se complete: cuando se cancela una operación, se renegocian los términos o ha salido el archivo equivocado. La anulación termina el flujo de inmediato, los enlaces de los destinatarios dejan de funcionar y el evento de anulación queda anotado de forma inmutable en el registro de auditoría.
Cuando un destinatario rechaza
Los destinatarios pueden rechazar un documento en lugar de ignorar la solicitud. Tienen que indicar un motivo, quien lo envió recibe el aviso al instante y puede hacer cambios y reenviarlo, y el rechazo se escribe en el registro de auditoría con su marca de tiempo — de modo que «nunca firmaron» tiene respuesta al cuándo, al cómo y al porqué.
Caducidad
Los documentos que nunca se completan no se quedan eternamente como solicitudes abiertas: un documento caducado pasa a un estado terminal, Caducado, distinto de anulado o rechazado, para que su panel refleje lo que realmente ocurrió.
Por qué importan los estados terminales
Anulado, Rechazado y Caducado son estados anotados, no eliminaciones. El documento y todo su historial de auditoría permanecen intactos, que es justo lo que uno quiere cuando alguien pregunta seis meses después por qué un acuerdo nunca llegó a firmarse.