電子署名の最もよくある競合は他社製品ではありません。PDFをメールで送り、相手がそれを印刷し、インクで署名し、スキャンして、メールで送り返してくる — あのワークフローです。無料に思えますが、実際にはそうではありません。

状況がまったく見えない

メールが送信トレイを離れた瞬間から、ドキュメントはブラックボックスになります。相手は開いたのか。4人の承認者のうち1人のところで止まっていないか。それが分かるのは、返信が届いたときか、こちらから催促したときだけです。GingerDocsでは、ドキュメントのステータス — 送信済み、閲覧済み、一部署名済み、完了 — がダッシュボード上でリアルタイムに更新され、手が止まっている署名者にはワンクリックでリマインダーを送れます。気まずいフォローアップのメールを書く必要はありません。

順序を強制できない

メールでは、相手方より先に法務が署名することも、4人の署名者が順番どおりに進むことも強制できません。できるのは、メールを1通ずつ送っては待つ、という擬似的な運用だけです。順次署名はこれを自動で行います。前の署名者が完了したときにだけ、次の署名者が招待される仕組みです。そして全員が一斉に署名すべき逆のケースには、並行署名が対応します。

「証拠」が受信トレイしかない

スキャンされた署名に異議が唱えられたとき、あなたの証拠はメールのスレッドです。転送も、編集も、削除もできてしまいます。GingerDocsのドキュメントには追記専用の監査ログが付属し、すべての閲覧と署名がタイムスタンプおよびIPアドレスとともに記録され、各エントリはSHA-256で直前のエントリとハッシュチェーン化されるため、改ざんがあれば検知できます。完了したドキュメントは、検証ページで誰でも確認できます。

スキャンは劣化する。フラット化されたPDFは劣化しない

署名済み契約書の3世代目のスキャンは、傾いて灰色にかすんだ劣化コピーです。GingerDocsはワークフローの完了時に、保持された原本とすべての署名済みフィールドから、きれいにフラット化されたPDFを生成します。いつでも保管に耐える品質です。

「手間」の議論はむしろ逆に働く

メールを擁護する定番の理由は、誰もが持っているという点です。しかしGingerDocsのドキュメントの受信者にも、それ以上のものは必要ありません。セキュアなリンクを受け取り、どのデバイスからでも開いて、手書き・入力・アップロードのいずれかで署名するだけ — アカウントも、プリンターも、スキャナーも不要です。手間が多いのはむしろ慣れ親しんだ従来のワークフローのほうであり、その手間がメールの向こう側に隠れているにすぎません。