Envoyer un document pour signature : le parcours complet

Ce guide vous fait parcourir tout le flux de signature électronique dans GingerDocs : ajouter des destinataires, placer des champs à remplir, envoyer le document, comment la signature se déroule pour vos destinataires, comment la progression se reflète en temps réel, et le certificat de finalisation que vous recevez à la fin.

1. Ajoutez des destinataires

Les destinataires sont les personnes qui rempliront des champs et signeront votre document. Vous les ajoutez depuis l’éditeur de document :

1. Ouvrez votre document dans l’éditeur.
2. Dans le panneau de droite Add fillable fields, cliquez sur le sélecteur d’attributaire en haut (il affiche votre propre nom par défaut).
3. Cherchez dans vos contacts enregistrés par nom ou par e-mail — ou cliquez sur Add recipient pour saisir une nouvelle personne.
4. Renseignez les informations du destinataire. L’e-mail est obligatoire — c’est là qu’est envoyée l’invitation à signer. Le nom, le téléphone, la société et l’adresse sont facultatifs, mais le nom figure sur le certificat de signature : il vaut donc la peine de l’ajouter.
5. Cliquez sur enregistrer. Le destinataire apparaît désormais dans le sélecteur avec sa propre couleur.

Chaque destinataire reçoit une couleur unique. Tout champ que vous lui attribuez s’affiche dans cette couleur sur la page : vous voyez ainsi d’un coup d’œil qui est responsable de quoi.

Les destinataires que vous ajoutez sont également enregistrés dans vos Contacts, pour que vous puissiez la fois suivante les choisir dans la recherche au lieu de ressaisir leurs informations.

Ordre de signature : tous à la fois, ou l’un après l’autre

Par défaut, tous les destinataires sont invités en même temps et peuvent signer dans n’importe quel ordre (signature en parallèle).

Si votre document doit être signé dans un ordre précis — par exemple, le client signe d’abord, puis votre responsable contresigne — ouvrez la vue Recipients et activez Sign in order :

• Chaque destinataire reçoit une position numérotée (1, 2, 3, etc.).
• Utilisez les flèches haut/bas pour les réordonner.
• Seul le premier destinataire reçoit un e-mail au moment de l’envoi. Chaque destinataire suivant est automatiquement invité dès que la personne qui le précède a signé.
• Un destinataire qui tente de signer avant son tour est bloqué jusqu’à ce que tous ceux qui le précèdent aient terminé.

Expiration des liens

Tant que le document est encore un brouillon, vous pouvez définir le nombre de jours de validité des liens de signature (par défaut : 2 jours, jusqu’à 365). Une fois le document envoyé, l’expiration est figée.

2. Placez les champs de saisie et de signature

Les champs sont les cases avec lesquelles vos destinataires interagissent — signatures, dates, réponses textuelles, cases à cocher, et plus encore. Huit types de champs sont disponibles :

1. Dans le panneau Add fillable fields, choisissez à qui le champ est destiné à l’aide du sélecteur d’attributaire — vous-même, un membre de l’équipe ou l’un de vos destinataires.
2. Faites glisser un type de champ du panneau vers la page (ou cliquez dessus pour le déposer sur la page courante).
3. Déplacez et redimensionnez le champ pour qu’il se place exactement où il doit sur le document.
4. Marquez les champs comme obligatoires là où c’est pertinent — les destinataires ne peuvent pas terminer leur signature tant que tous les champs obligatoires qui leur sont attribués ne sont pas remplis.
5. Répétez pour chaque destinataire. Changez d’attributaire dans le sélecteur et continuez à placer des champs — le code couleur vous montre à qui appartient quoi.

Les champs qui vous sont attribués peuvent être remplis immédiatement, directement dans l’éditeur. Les champs attribués aux destinataires restent vides jusqu’à ce qu’ils ouvrent leur lien de signature.

Avant d’envoyer, utilisez le panneau Review data pour voir tous les champs du document regroupés par propriétaire, et sauter directement à tout champ qui demande encore votre attention.

3. Envoyez le document

1. Cliquez sur Review and send dans la barre supérieure de l’éditeur.
2. L’étape de vérification montre exactement qui recevra un lien de signature. Vérifiez bien les noms, les e-mails et (si vous l’avez activé) l’ordre de signature.
3. Cliquez sur envoyer.

Chaque destinataire reçoit un e-mail contenant un lien de signature personnel et sécurisé. Le lien lui est propre, expire selon le calendrier que vous avez défini et peut être révoqué à tout moment.

Le statut du document passe de Draft à Sent, et l’édition est verrouillée pour que la version signée par tous soit identique.

4. Ce que voient vos destinataires

Les destinataires n’ont pas besoin d’un compte GingerDocs — le lien reçu par e-mail suffit.

L’ouverture du lien affiche le document dans une vue de signature épurée, en lecture seule. Si le destinataire se trouve sur un nouvel appareil, GingerDocs lui envoie d’abord par e-mail un code de vérification à 6 chiffres pour confirmer qu’il est bien titulaire de la boîte mail, avant d’afficher le document.

Seuls les champs qui lui sont attribués sont actifs, et un badge de progression en haut indique combien de champs restent (« 3 fields remaining » → « All fields filled »). Cliquer sur un champ de signature ouvre la boîte de dialogue de signature avec trois options : dessiner à la souris, au pavé tactile ou au doigt ; saisir son nom et choisir un style de signature ; ou importer une image de sa signature.

Une fois tous les champs obligatoires remplis, le bouton Complete signing s’active. Un clic soumet l’ensemble, et le destinataire voit un écran de confirmation.

Un destinataire peut aussi choisir Reject plutôt que de signer. Il doit alors fournir un motif, vous êtes averti immédiatement, et vous pouvez apporter des modifications puis renvoyer.

Si un document est envoyé à quelqu’un pour simple prise de connaissance (aucun champ ne lui étant attribué), il voit à la place un bouton Acknowledge & complete, et le certificat enregistre qu’il a bien pris connaissance du document.

5. Comment la progression se reflète

Vous n’avez jamais à deviner où en est un document — chaque action d’un destinataire vous est automatiquement renvoyée. Un document traverse ces statuts : Draft → Sent → Viewed → Partially signed → Completed. Les mises à jour arrivent en temps réel — si le document est ouvert devant vous, le panneau de statut se met à jour à l’instant où un destinataire le consulte ou le signe, sans rafraîchir la page.

Une fois un document envoyé, le panneau de droite de l’éditeur bascule sur une vue Document status affichant :

• Une carte de statut en direct (Sent / Partially signed / Completed).
• Chaque destinataire avec son état individuel — Invited, Viewed, Signed ou Declined — horodatages compris (« Invited · 2:14 PM »).
• Un bouton Resend à côté de tout destinataire qui n’a pas encore signé, pour le relancer par e-mail.
• La possibilité de retirer un destinataire — uniquement tant que personne n’a signé. Dès qu’une signature est apposée, la liste des destinataires est verrouillée afin de protéger l’intégrité du document.

Chaque événement — envoi, consultation, signature, refus, relance, finalisation — est consigné dans la Timeline du document, adossée à un journal d’audit à détection des altérations. Chaque entrée est chaînée cryptographiquement à la précédente, si bien que l’historique ne peut pas être modifié après coup.

Quand la dernière personne signe

Dès que le dernier destinataire a complété ses champs :

1. GingerDocs génère automatiquement le PDF signé final — votre document d’origine, avec chaque signature, date et champ intégrés de façon permanente.
2. Le statut du document passe à Completed.
3. Tout le monde en reçoit une copie : chaque destinataire et le propriétaire du document reçoivent un e-mail de finalisation donnant accès au document signé.
4. Le panneau de statut passe au vert : « Document completed! All recipients have signed. »

Le PDF importé à l’origine n’est jamais modifié — la version signée est produite comme un fichier nouveau et distinct, et chaque version signée précédente est conservée définitivement.

6. Le certificat de finalisation

Chaque document terminé comporte automatiquement un certificat de finalisation, ajouté en dernière(s) page(s) du PDF signé. C’est la preuve d’exécution du document — qui a signé, quand et depuis où. Le certificat indique :

• Le numéro de référence — un identifiant unique et permanent du document. Il ne change jamais, même si le document fait ensuite l’objet d’un avenant et d’une nouvelle signature.
• La date et l’heure de finalisation — le moment où toutes les parties ont terminé de signer (UTC).
• Le titre du document et son nombre de pages.
• Le code de vérification — un code de 16 caractères dérivé du journal d’audit à détection des altérations du document. Il agit comme une empreinte de tout l’historique du document au moment de sa finalisation.
• Une fiche pour chaque signataire — nom et e-mail, ordre de signature et statut final (Signed, Acknowledged ou Declined), une chronologie complète indiquant quand l’invitation a été envoyée, quand la personne a consulté le document et quand elle l’a signé (le tout en UTC), l’adresse IP depuis laquelle la signature a été apposée, et une reproduction de sa signature telle qu’elle a été capturée.

Vérifier l’authenticité

Toute personne détenant un PDF signé par GingerDocs peut vérifier qu’il est authentique — sans compte. Sur la page de vérification publique, saisissez le numéro de référence imprimé sur le certificat ainsi qu’une adresse e-mail liée au document ; une vérification réussie confirme le statut du document et vous permet de télécharger la copie vérifiée, certificat joint. Le propriétaire du document peut aussi comparer le numéro de référence et le code de vérification avec l’enregistrement, depuis GingerDocs.

Récupérer le document signé

• Les propriétaires peuvent télécharger le PDF finalisé (certificat inclus) depuis l’éditeur ou le tableau de bord, à tout moment.
• Les destinataires peuvent télécharger leur copie signée directement depuis leur lien de signature, et reçoivent également l’e-mail de finalisation lorsque le document est finalisé.

Envoyer à grande échelle

Vous envoyez le même document à de nombreuses personnes ? Enregistrez-le comme modèle réutilisable — avec chaque champ associé à un rôle et des variables de fusion pour les détails qui changent — puis servez-vous de l’envoi en masse pour générer un document personnalisé par ligne d’un CSV. Chaque exécution est mise en file d’attente, avec une progression en direct ligne par ligne et un historique conservé, et les documents créés sont regroupés dans un projet. Le flux complet, avec captures d’écran, se trouve dans le guide des modèles.

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